• Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

  EBYS, yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan bir bilgisayar yazılımıdır. EBYS ile; gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
  
  1. Yazışmaların standartlaşması,
  2. Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
  3. Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
  4. Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

• EBYS İle Ne Yapılabilir?

  1. Tanımlı iş akışı yolları ile belgeler, zamanında doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırılabilir.
  2. Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir.
  3. Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
  4. Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
  5. Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
  6. Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlanabilir.
  7. Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir.
  8. Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
  9. İzne çıktığımızda görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
  10. Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
  11. Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanır.
  12. Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.

• EBYS’nin Getirileri

  1. Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır,
  2. Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar,
  3. Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar,
  4. Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır,
  5. Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar,
  6. Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.
  

Balıkesir Üniversitesi